当社は、当社従業員が顧客から提供を受けた預金残高データを改ざんし、実際より多く見せて金融機関に提出し、融資審査を通りやすくしていた事実が判明したことを受け、外部の専門家アドバイザーを中心とした「特別調査委員会」を設置し、調査を実施してまいりました。
関係者の皆さまには、多大なご迷惑とご心配をおかけしておりますことを深くお詫び申しあげます。
今後は、平成 30 年 12 月 27 日付「特別調査委員会からの調査結果報告書（要約版）受領および今後の対応に関するお知らせ」にて公表いたしましたとおり、再発防止策を確実に実施するとともにコンプライアンス意識を徹底し、全社一丸となって信頼の回復に努めてまいりますので、何卒ご理解とご支援を賜りますよう、お願い申しあげます。
株式会社Robot Home 代表取締役CEO
古木 大咲
1. 業務フローの変更
従来は、金融機関の要請により営業社員が直接顧客から融資関係資料を受け取り、同営業社員が金融機関へ送付するというフローとなっておりました。
当社は、当該環境が不正を行い得る一因になっていると考えたため、営業社員とは独立した部署に「事務課」を新設し、融資関係資料の顧客からの受領及び金融機関への提出は事務課においてのみ実施するフローへ変更しております。
2. 契約適合性手続の厳格化
当社が顧客との間で売買契約等を締結するに際し、当該顧客の売買等の契約適合性を確認する手続を厳格化し、事務課において、当該顧客の預金通帳等の残高データの原本を必ず確認しております。
3. 業務モニタリング
上記 1 及び 2 の遵守状況について、内部監査室によるモニタリング（抜き打ち検査）を実施いたしております。
4. コンプライアンス遵守体制の見直し
コンプライアンスとは何かを全役職員に再度周知徹底するために、コンプライアンスを重視する明確なトップメッセージを継続的に発信し、コンプライアンス教育・研修体制の強化・見直しを行い、コンプライアンス意識の向上に努めてまいります。
また、コンプライアンス統括本部を創設し、コンプライアンス遵守体制の見直しを図っております。
5. 内部通報制度の充実
本件を含む本件と同様の書類の改ざんに関する内部通報は、これまではありませんでした。
そのため、内部通報制度の存在及びその意義を全役職員に改めて周知・徹底するとともに、当社外の関係者（顧客及び取引先）用のコンプライアンスラインを開設し、通報制度の改善・充実と活性化を図っております。
【当社の内部通報制度の概要】
- 当社の内部通報制度は、当社グループで就業する全役職員向け並びに顧客及び取引先の皆さまを対象として設置しております。
- そのうち、社外通報窓口並びに「Robot Home グループコンプライアンスライン」は、独立性を有する外部機関にて対応が行われます。
- 内部通報の概要報告及び調査結果はコンプライアンス委員会及び監査等委員会へ報告され、被通報者による通報者本人や調査協力者に対して不利益になる行為が発覚した場合、当該行為を行った役職員は就業規則等に則り厳正に処罰する事と規定しております。
In response to the revelation that employees of Robot Home, Inc. (the “Company” or “we”) falsified deposit balance data provided by customers and submitted amounts larger than the actual amounts to financial institutions to facilitate finance screening, the Company established a “Special Investigation Committee” centered on external expert advisors and conducted an investigation.
We sincerely apologize for the substantial inconvenience and concern caused to all parties involved.
As announced in the “Notice Concerning Receipt of Report on Investigation Results (Summary) from the Special Investigation Committee and Future Action” dated December 27, 2018, the Company will steadily implement measures to prevent recurrence, raise awareness of compliance, and ensure the entire company works as one to restore confidence.
We ask for your continued understanding and support.
Daisaku Furuki
Robot Home, Inc. Representative Director/CEO
1. Change of Workflow
In the workflow used in the past, sales employees directly received finance-related materials from customers upon request by financial institutions, and the sales employees sent these to financial institutions.
The Company believes that this environment could be a cause of fraudulent behavior, and has therefore established a new “Administrative Section” in a department independent from sales employees, and changed the work flow in a way that only the Administrative Section receives finance-related materials from customers and sends them to financial institutions.
2. More Stringent Contract Suitability Procedures
The Company has implemented more stringent procedures for checking the suitability of sales and purchase contracts, etc. with customers when the Company concludes sales and purchase contracts, etc. with customers, and the Administrative Section always checks the originals of balance data such as the customer’s bank book.
3. Monitoring of Operations
The Internal Audit Office performs monitoring (spot checks) of the state of compliance with 1 and 2 above.
4. Review of Compliance System
A clear message emphasizing compliance will be continually communicated by top management to ensure all directors, officers and employees are aware of what compliance is, and the compliance education and training system will be strengthened and reviewed in an effort to raise awareness of compliance. Furthermore, the Company has established a Compliance Management Division and is reviewing the compliance system.
5. Enhancement of Whistleblowing System
There has been no whistleblowing on falsification of documents including and similar to this case to date. For this reason, the Company is reiterating the existence and significance of the whistleblowing system to all directors, officers and employees, has established a compliance hotline for parties outside the company (customers and business partners), and is improving, enhancing and revitalizing the whistleblowing system.
[Overview of the Company’s Whistleblowing System]
- The Company’s whistleblowing system has been established for all directors, officers and employees working in the Company’s gGroup, and for customers and business partners.
- Of these, the External Whistleblowing Hotline and the Robot Home group Compliance Hotline are handled by an independent outside organization.
- Summary reports of whistleblowing and results of investigations are reported to the Compliance Committee and the Audit and Supervisory Committee, and the internal rules such asit the Employment Regulations stipulate that any directors, officers or employees found to treat a whistleblower or a person who cooperates with an investigation disadvantageously will be strictly punished.
